Nuevo enfoque para el manejo de la documentación en la nueva norma ISO 45001

Como se sabe el nuevo estándar internacional sobre seguridad industrial es la nueva norma ISO 45001, la cual desde su creación y puesta en marcha hace un par de años, ya se consolida como un estándar de gran importancia en el desarrollo organizacional de muchas empresas alrededor del mundo, siendo reconocido internacionalmente ya que reemplaza a la antigua OHSAS 18001 en el aspecto de seguridad y salud en el trabajo. En la actualidad ya se tiene un mayor panorama de cuáles serán los requisitos de la información documentada que se deberá generar, considerando que en este nuevo sistema, los requisitos son uno de los elementos que se mantienen y deberán ser manejados de manera similar al resto de normas referidas a los sistema de gestión ISO, haciendo referencia especifica a la norma ISO 9001 de gestión de la calidad, ISO 14001 de gestión ambiental, ISO 27001 de gestión de seguridad de la información, entre otras.

Documentos y registros para el nuevo estándar

De acuerdo a los criterios que se manejaban para el manejo documentario de la ya fenecida OHSAS 18001, el sistema implementado bajo este estándar solía separar los documentos y los registros, ya que mientras los documentos se controlaban bajo la cláusula 4.4.5 que establecía dicha norma, que ademas requería reglas para su aprobación, revisión y actualización, por otro lado los registros, eran controlados por la cláusula 4.5.4, donde se especificaba que los registros sean fácilmente identificables, se encuentren perfectamente almacenados, protegidos, puedan ser recuperables y ademas se eliminen al final de un período de retención específico.

Por otro lado en el caso de la nueva norma ISO 45001, se establece un nuevo término que reemplazaría a los documentos y registros, ya que ahora a toda esa documentación se le denomina información documentada. El alcance de este concepto abarca a todos los procedimientos y registros documentados que se hacían mención en la antigua OHSAS 18001. Es decir mientras que la norma OHSAS 18001 requería de un procedimiento documentado o un registro para cumplir cierto requisito, para el caso de la norma ISO 45001 se requiere retener información documentada para ciertos requisitos. Específicamente dentro de la cláusula 7.5 de la norma ISO 45001 existen requisitos que deben cumplirse para una correcta administración de la información documentada, donde entre otras cosas se incluye la creación, actualización y control de la información documentada.

Pautas para el manejo de información

 Ademas deben cumplirse con una serie de pasos para el manejo de dicha información, los cuales indican que se debe:

• Asegurar que el documento o registro sea debidamente identificado.
• Asegurar que el documento o registro sea aprobado previo a su uso.
• Controlar el documento o registro para que se encuentre disponible para cuando se requiera.
• Proteger de manera adecuada el documento o registro para evitar su deterioro o el cambio involuntario.
• Almacenar documentos y registros, donde ademas se debe incluir la retención y disposición de los mismos.

Nuevo Significado

De acuerdo al texto de la norma analizado, los requisitos para los que necesita ser documentado de forma esencial no ha experimentado mayores cambios, lo cual implica que todavía se requiere cierta información documentada para cumplir con el estándar, ademas de otra información documentada que se considere necesaria para el sistema de gestión. En resumen los requisitos son similares a los que ya existían para el manejo de documentos y registros, los cuales ademas deben brindar información básica sobre la información disponible, indicando si esta esta aprobada y si existe un control adecuado sobre esta información, la cual ademas debe ser desechada cuando ya no se requiera.

En conclusión se puede afirmar que los requisitos no han sufrido alguna variación en su contexto, lo que implica que si ya se implemento un método para controlar los procedimientos documentados de la antigua OHSAS 18001 y ademas ya se cuenta con un proceso para controlar los registros, en realidad estos métodos aplican también al nuevo estándar y no se requiere cambiar, ya que los requisitos de control son los mismos. Muchas compañías ya habían implementado un solo procedimiento para el control de documentos y registros, lo cual también es aplicable con los nuevos requisitos de la norma ISO 45001.

Esto quiere decir que si bien es cierto la norma ISO 45001 hace referencia ahora a al "información documentada", no implica que se tenga que cambiar cualquier antigua denominación, ya que si otra terminología funcionó en la organización, no hay ningún inconveniente en seguir usándola. La idea es que toda aquella terminología que funciono antes no es necesario cambiarlo, ya que esto podría probar la confusión de los empleados, a pesar que el nuevo termino "información documentada" representa más que procedimientos y registros que se incluyeron anteriormente. pero si en caso se cree que el cambio podría influir de manera positiva, también puede ejecutarse dicho cambio, lo cual ademas de las actualizaciones en los textos de definiciones, se tendrá que brindar capacitaciones a medida durante la implementación del nuevo estándar.

Lo importante de la implementación del nuevo estándar es lograr que el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo logre cumplir los objetivos primarios de la organización, que es velar por la seguridad y salud de sus trabajadores, y que el sistema permita cumplir a cabalidad estos objetivos y no solo se centre dicha implementación en cumplir los requisitos de la norma o los requerimientos de los auditores de certificación, con lo que se demuestra la gran flexibilidad del nuevo estándar.