Motivos que fuerzan a contar con un Plan de Contingencia

Muchas empresas prefieren prescindir de la molestia de implementar con planes de contingencia para sus actividades operativas, lo cual muchas veces les resulta mas costoso que haberlos implementado oportunamente. En el presente articulo veremos algunos motivos que prácticamente obligan a las organizaciones a contar con planes de contingencia.

Plan de Contingencia

Debido a la emergencia sanitaria que actualmente el mundo viene atravesando los Planes de Contingencia deben no solo deben orientarse a prevenir los peligros convencionales ya identificados sino además deben ir orientados a los riesgos generados por la pandemia. recordar que un plan de contingencia consiste en un conjunto de procedimientos e instrucciones alternativas a las condiciones operativas normales de una empresa, mediante las cuales se busca el funcionamiento normal de una organización pese a producirse eventos que traspasen los controles implementados. 

¿Por qué realizar un plan de contingencia?

Para realizar un correcto Plan de Contingencia es importante realizar una evaluación de riesgos que  permita identificar las medidas y acciones adecuadas para dar una respuesta rápida ante una situación o

evento de emergencia que implique ejecutar un plan de contingencia. A continuación los motivos que podrían volver imperativo el hecho de contar con estos planes de contingencia:

• Permite contar con un plan alternativo: con la proyección delo mismos resultado exitoso que el plan inicial, ya que se puede ejecutar un  conjunto de normas, procedimientos y acciones de respuesta rápida que se deben resultar efectivos, aplicándose de manera adecuada y oportuna, ante una situación excepcional.
• Se puede estar preparados: Esto permite que las empresas estén preparadas para proteger a todos los públicos ante una serie de escenarios de riesgos mediante la implementación de medidas en base a una planificación preventiva y eficiente. Algo básico es asegurar el acceso a la información incluso de manera remota a aquellos datos que se requieren para la realización de nuestra labor.
• Mejora la flexibilidad: Esto se debe a que las organizaciones obtienen un nivel de flexibilidad que les permite afrontar y adaptarse a numerosos desafíos que puedan ocurrir o suceder de manera intempestiva en un futuro.
• Se puede evitar entrar en pánico: Cuando una organización carece de un plan alternativo el personal en sume en una situación de incertidumbre que puede ocasionar una situación de pánico al saber que no hay soluciones preestablecidas. es aquí donde los planes de contingencia funciona como factor disuasivo que transmite tranquilidad a los afectados.
• Permite reaccionar en poco tiempo: Esto permite a las organizaciones que cuentan con un plan de contingencia a poder reaccionar en un tiempo menor a situaciones no planificadas que incluso pueden salvar muchas vidas.
• Evita una toma de decisiones precipitadas: Tener en cuenta que las decisiones precipitadas no suelen ser las correctas por ello se debe evitarlas, en la medida de lo posible. es por eso que es importante tomarse un tiempo en diseñar los planes de contingencia en base a una confiable investigación y observación, de modo que lo se establezca sea lo mas adecuado ante cualquier emergencia.
• Optimiza los tiempos de una organización: Una vez la organización es consciente de los riesgos que puede implicar una situación excepcional como la emergencia sanitaria, el plan de contingencia permitirá minimizar el tiempo de recuperación de la información, además del tiempo de improductividad que pudiera darse.
• Maximiza la seguridad en el acceso a los datos: Optimiza la disponibilidad de la información almacenada en la nube por lo que esto garantiza el acceso a estos en un proceso seguro. Solo se deberá asignar las personas responsables de cada organización que deberán acceder a esta información.
• Clasifica los activos de la empresa permitiendo su protección: Esto se refiere a saber determinar cuales son aquellos activos con mayor valor y priorizar su seguridad, para que la empresa no se vea afectada en su operatividad.
• Previene y minimiza pérdidas económicas por emergencias: recordar que ante un evento imprevisto, el funcionamiento de una organización se ve afectado en todos los aspectos lo cual afecta económicamente, lo que que hace necesario contar con un plan de contingencia establecido, que permita contralar los eventos imprevistos, y de esa manera garantizar que el proceso productivo o de servicios continúe sin afectar la actividad laboral de las personas.

Etapas para elaborar un plan de contingencia

Para elaborar de manera correcta un plan de contingencia se debe cumplir con ciertos pasos fundamentales que garantice implementarlos de una manera detallada, de modo que aseguremos su efectividad. Por tanto es importante:

• Identificar los puntos del proceso productivo que puede convertirse en escenarios de riesgo en la empresa.
• Evaluar y determinar cuales son las actividades críticas y prioritarias de la organización, de modo que permita identificarse cuándo se podrá reanudar dichas actividades.
• Analizar concienzudamente el proceso productivo y determinar que se necesita para que la organización mantenga su actividad laboral.
• Seleccionar al encargado o al líder o equipo responsable de ejecutar a cabo el plan de contingencia a implementarse.
• Establecer estrategias de protección antes de producirse el incidente y las medidas de contingencia requeridas.
• Contar con la respuesta al incidente, elaborando un plan que permita estabilizar la situación, eliminar amenazas y peligros, además de prever daños adicionales o desastres posteriores.
• Identificar el lugar donde se reanudará la actividad, definiendo las instalaciones o infraestructura que se tendría que utilizar.
• Contar siempre con una reserva suficiente para afrontar los gastos fijos mínimos de un mes y asignarlos como gastos en caso de imprevistos.