Si bien es cierto la gran mayoría de compañías en el mundo terciarizan cierto tipo de actividades de cualquier actividad productiva, se puede decir que de manera generalizada, la gestión de contratistas se regula en base a los requisitos legales establecidos en la legislación de cada país, así como lo establecido en los estándares internacionales como son la ISO 45001 para el tema de Salud y Seguridad en el Trabajo o también la ISO 14001 relacionada con la gestión ambiental de una organización.
Requerimientos para la gestión de contratistas
Para una optima gestión de contratistas se requiere que todas las organizaciones que trabajan en proyectos que necesitan la participación de estas contratistas, cumplan a cabalidad con los requisitos contractuales que demuestren la legalidad y el cumplimiento de las normas vigentes en cada legislación de acuerdo al país donde se aplique, no obstante se debe tener presente que los requisitos relacionados con las normas internacionales se deben encontrar registrados y documentado de acuerdo a lo que se especifica en cada estándar..
Dentro de esta documentación se considera algunos considerados básicos como son la política integrada y los objetivos de la organización. Uno de los objetivos por el que se busca establecer una optima gestión del contratista es ofrecer calidad y oportunidad en los contratos, con la finalidad de garantizar el apoyo de los trabajadores por parte de la empresa, en lo que concierne principalmente a la Seguridad y Salud en el Trabajo así como el medio ambiente.
Contratistas bajo la norma de Seguridad y salud ocupacional
De acuerdo a lo que considera el texto de la norma ISO 45001, esta define a los contratistas como organizaciones externas que brindan servicios a otras empresas en el lugar de trabajo, teniendo de por medio un acuerdo previo, el mismo que cuenta con las especificaciones, términos y condiciones acordadas. Asimismo indicar que cuando se hace referencia al lugar de trabajo nos referimos al lugar bajo el control de la empresa, donde un trabajador necesita estar o donde necesita ir por razones laborales.
Además el concepto de organización según el estándar internacional ISO 45001 lo tenemos que equiparar al concepto de empresa que se menciona normalmente en el marco normativo de cada zona. Esto principalmente porque normalmente a las organizaciones se les denomina con la terminología de empresas o compañías.
Por tanto desde este punto de vista la empresa además de realizar la identificación y comunicar los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo que pudieran afectar a los trabajadores de los contratistas, se requiere que se establezca todos los requisitos relacionados a la seguridad y salud en el trabajo, que precisamente deben cumplir estas organizaciones contratistas y además deben comprobar o demostrar que se cumplen los requisitos, de acuerdo a las exigencias señaladas.
Pautas en la Gestión de contratistas
Para una optima gestión de contratistas se debe tener en cuenta una serie de criterios tales como:
- Se debe establecer y mantener procesos que permitan garantizar el cumplimiento por parte de los contratistas de los requisitos del sistema de gestión de salud y seguridad establecido en la empresa. Por tanto de existir instrucciones especificas para una tarea, se llevará a cabo una gestión de los contratistas antes del inicio de las actividades.
- Se requiere garantizar el control de todos los procesos contratados, mucho mas cuando estos pueden afectar el sistema de gestión de salud y seguridad establecido. Para ello algunos procedimientos como las inspecciones de seguridad serán uno de los métodos de control que se tenga que realizar, donde la empresa o empleador principal deberá aplicar esta modalidad de inspecciones a las empresas contratistas.
- Las actividades de los contratistas no deben ser ajenas al sistema de seguridad de la empresa, por lo cual es necesario que los riesgos del trabajo realizado por las organizaciones contratistas, se incluyan en la matriz de identificación de los peligros. Por tanto una vez analizados los riesgos identificados, se tendrá que informar a estas organizaciones contratistas sobre los riesgos presentes en el área de trabajo y las medidas preventivas que se deberían de adoptar.
- Se debe determinar un sistema de comunicación y acción efectivo, en caso se produzca una emergencia, donde debe incluirse tanto a los contratistas y visitantes. Para ello se puede desarrollar talleres informativos, donde se debe dar a conocer de manera clara a los contratistas, la metodología a seguir en caso de producirse una emergencia.
Dificultades en la gestión de contratistas
Una de las limitantes para lograr una gestión de contratistas efectiva, es la cantidad de documentos que se debe manejar para este fin, ya sea en formato físico como en formato digital, lo cual representa que se tenga que invertir gran cantidad de tiempo a este tipo de problemas, llegando a descuidar otras tareas propias de las organizaciones y que también están relacionadas con el mantenimiento del sistema de gestión de seguridad y salud.
Esto además representa retrasos en la ejecución de las tareas programadas para los contratistas, ya que previamente a dichas actividades es necesario regularizar los requerimientos de documentación, por lo que muchas veces se convierte en procesos engorrosos y poco efectivos. es aquí donde las empresas deben optar por metodologías de gestión mas dinámicas, pudiendo designar personal exclusivo para esta tarea documentario a auxiliándose de algún software de control de documentos.
