Planes de contingencia

Primero debemos entender en que consiste un plan de contingencia, el mismo que se refiere a todos los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa o unidad operativa, cuyo principal fin es lograr o permitir el normal funcionamiento de esta, incluso cuando cualquiera de sus funciones rutinarias se viese afectada o dañada por un accidente de índole interno o externo. Se centra básicamente una alternativa correctiva ante imprevistos de la unidad operativa.

No se debe confundir el hecho que cuando una organización implementa sus planes de contingencia, no significa que reconozca de manera abierta su ineficacia, sino mas bien por el contrario implica un avance o medida de precaución a la hora de superar cualquier eventualidad, la misma que puedan involucrar perdidas no solo materiales sino también personales.

Etapas de un Plan de Contingencia

Básicamente los Planes de Contingencia se deben implementar con el fin de afrontar o responder a futuros acontecimientos no deseados, para los que de manifestarse hace falta estar preparado, donde la función principal de un Plan de Contingencia es garantizar la continuidad de las operaciones de una empresa en caso de cualquier tipo de imprevisto. La elaboración de este tipo de medidas se divide básicamente en cuatro etapas que son:

1. La Evaluación.
2. La Planificación.
3. Las Pruebas de viabilidad.
4. La Ejecución del plan

Aquí las tres primeras etapas se refieren al componente preventivo y la última a la ejecución del plan una vez ocurrido el hecho imprevisto. Por otro lado se debe saber que la planificación incrementa considerablemente la capacidad de organización en caso de producirse un siniestro inesperado lo que se emplea como punto de partida para las respuestas inmediatas en caso de emergencia.

Se sabe que es mucho mejor planificar cuando todavía no es necesario, donde los responsables de esta planificación, deben evaluar de manera constante y de manera efectiva los planes creados, tratando de identificar potenciales peligros que tengan cierta probabilidad de producirse.

Los planes son actualizados constantemente, de manera que se de un ámbito dinámico, ya que un plan de contingencia estático se queda rápidamente obsoleto e inservible y alimenta una falsa sensación de seguridad, por lo tanto solo mediante la revisión y actualización realizadas de manera periódica podrían seguir siendo apropiadas y pertinentes.

Objetivos de un plan de Contingencia

No se debe olvidar que toda plan de contingencia debe establecer objetivos estratégicos así como también debe involucrar de manera dinámica un plan de acción para alcanzar dichos objetivos de manera efectiva. Existen ciertas diferencias fundamentales entre una Planificación de la Contingencia y la planificación de los objetivos como por ejemplo:

La planificación de la contingencia involucra trabajar con una hipótesis y desarrollar los probables escenarios sobre los que se va a basar la etapa de planificación, mientras que en la planificación de objetivos ya se conoce previamente el punto de partida y se basará básicamente en la evaluación de las necesidades y recursos disponibles.

Un Plan de Contingencia debe ser realizado de manera exhaustiva sin demasiados detalles, y ademas como característica principal debe ser de fácil lectura y actualizado, considerando siempre que un Plan de Contingencia, básicamente debe ser de carácter Operativo, donde ademas debe indicar claramente todo lo que hay que hacer en caso de manifestarse el imprevisto.

Toda Planificación debe ademas considerar al personal que participa directamente en ella desde el personal que lo planifica hasta aquellos que operativamente participarían durante el suceso de un imprevisto

El Plan de Emergencia

Una Planificación de Contingencias debe ser también un Plan de Emergencia que contenga los siguientes elementos:

• Identificación del escenario del suceso
• Objetivos operativos a lograrse
• Medidas que se deberían adoptarse
• Investigación de los hechos suscitados
• Conclusiones del incidente

Los Objetivos Generales

• Minimizar las perdidas producidas por el imprevisto
• Gestión y coordinación global, asignación de responsabilidades
• Activación efectiva del Plan de Emergencia
• Minimizar las perdidas suscitadas por la emergencia

El Contenido del Plan de Contingencia

• La naturaleza de la probable contingencia
• Las repercusiones operativas reales de la contingencia
• Las respuestas mas viables a tomarse
• Las implicaciones financieras de las respuestas efectuadas

Para establecer los posibles escenarios es necesario formular una serie de distintas hipótesis, aunque estas se basen en todos los conocimientos disponibles, por lo que nunca se debe eliminar el elemento de imprevisibilidad, es decir se debe dejar espacio para lo impredecible, evitando descartar cualquier tipo de posibilidad.

Un plan de contingencia debería tener como característica principal la de ser un documento dinámico, que se actualice continuamente y se corrija y mejore constantemente. Es decir se debe evitar considerarlo como un documento que deba ser revisado en fechas fijas de manera periódica, sino de un documento que se encuentre permanentemente en estado de cambio, a fin de gestionar de manera efectiva su mejora continua, debiendo rn todo momento tratar de ser realistas y eficaces.