Como elaborar el plan de contingencia de una empresa

El plan de contingencia de una empresa es el conjunto de medidas que se establecen a nivel estratégico, operativo, organizacional y de personal. Estas medidas se implementan en caso de que se presente cualquier incidente que ponga en riesgo la continuidad operativa de una compañía. Estos planes suelen ir enfocados hacia determinadas áreas de un negocio, que podría considerarse de carácter crítico. En términos de seguridad se refiere a las medidas orientadas a prevenir o minimizar las consecuencias en caso de desastres o emergencias que pongan en riesgo a los trabajadores. Por tanto, un plan de contingencia consiste en anticiparse a posibles situaciones de riesgo, de modo que se minimice el impacto negativo de estos riesgos sobre la empresa.

¿Cuál es la función de un plan de contingencia?

La función de un plan de contingencia es diseñar una serie de procedimientos e instructivos alternativos a las condiciones operativas normales de una empresa. Mediante la aplicación de estos procedimientos, se busca que continue el funcionamiento de una empresa tras un incidente de cualquier tipo. De esta manera, se busca incrementar las posibilidades de continuar con la actividad operativa de la empresa y además se reducen los tiempos de reacción ante la ocurrencia de estos sucesos. Como se menciono estos imprevistos pueden ser de carácter administrativo, operativo, incluyendo desastres naturales.

El Plan de Contingencia se puede complementar con un Plan de Continuidad; pues mientras que el primero reduce el impacto de un incidente, el segundo asegura la continuidad del negocio. En caso de emergencias como incendios, derrames de hidrocarburos, inundaciones, sismos y cualquier otro incidente inesperado se pondrá en marcha estos planes. El plan de contingencia mitigara las consecuencias del incidente, y el de continuidad buscara continuar con la actividad operativa a pesar de las afectaciones que haya podido sufrir esta.

Por tanto, una gestión responsable deberá incluir una planificación que desarrolle escenarios, actores y procedimientos antes de que estos sean útiles o necesarios. Es decir, un Plan de Contingencia seria al mismo tiempo un plan de acción y también un plan de prevención.

¿Cómo debe ser el Plan de Contingencia de una empresa?

Para que un Plan de Contingencia funcione correctamente y sea eficaz, se requiere realizar una investigación, una evaluación de riesgos y una adecuada planificación. Por tanto un plan de contingencia debería reunir las siguientes características:

Ser Global: 

Esto implica que se debe prever la actuación no solo del personal designado para las acciones orientadas a la recuperación de la normalidad. Además, debe considerar la situación y la actuación del resto del personal que forman parte de la organización. Es decir se trata de un trabajo que consolida las voces de distintos actores, pero que están implicados en la emergencia. Por ejemplo ante un desastre los actores no serian solo los integrantes de las brigadas de emergencia, sino todos los trabajadores presentes.

Ser Actualizable: 

Esto implica que se elabore un documento en constante renovación, ya que la realidad de la empresa puede cambiar con frecuencia. Es decir, las condiciones externas suelen cambiar constantemente ante el paso del tiempo o el desarrollo de nuevas tecnologías. Si se puede buscar de aliado a la tecnología es también una opción viable.

Ser Comprensible: 

El plan de contingencia debería ser lo suficientemente amplio y claro como para adaptarse a distintos escenarios. Para ello se debe reunir todas las posibles causas, catástrofes o contingencias posibles, de modo que cualquier miembro de la empresa pueda familiarizarse con él.

Ser útil: 

Es decir en el plan de contingencia deberían fijarse los objetivos prioritarios y en sus procedimientos habrá de tener los factores neurálgicos. Estos factores van desde la seguridad, la continuidad del negocio y la eficiencia.

¿Qué debe contener un Plan de Contingencia?

A fin de que cumpla con su función, un Plan de Contingencia debería prevenir y plantear acciones que establezcan procedimientos de contingencia. Lo recomendable es considerar en su contenido la siguiente estructura:

• Objetivos del plan de contingencia
• Alcance de este plan
• Análisis y clasificación de los posibles riesgos a presentarse
• Plan de respaldo o soporte
• Plan de emergencias detallado, donde se debe establecer como se organizará al personal, identificando sus roles y asignado liderazgo en la puesta en marcha del plan. Además, se debe establecer las medidas y procedimientos que minimizar el impacto de la incidencia sobre la empresa.
• Plan de recuperación, que implica los pasos a seguir después de ocurrido el incidente

Por tanto, para elaborar un plan de contingencia optimo, se debe tener una planificación amplia y con vocación formativa. Es decir, debe establecerse mecanismos que salvaguarden valores como la seguridad al personal y la continuidad de la empresa. También podrían asesorarse con expertos en previsión y seguridad, a fin de trabajar de manera conjunta para maximizar los resultados positivos. Además, se puede obtener un conocimiento amplio de la estructura y circunstancias que rodean a la organización. Es decir, con una adecuada difusión en la interna de la organización, un empleado puede detectar fácilmente las amenazas que existen en su centro de trabajo.

Fases de un Plan de Contingencia 

Cuando se implementa un plan de contingencias, este normalmente sigue el ciclo de vida iterativo PDCA . Justamente el PDCA quiere decir plan-do-check-act, lo cual traducido diría, planificar-hacer-comprobar-actuar. Además, previamente se realiza un análisis de riesgo donde, al identificar las posibles amenazas, se identifican también las que afectan a la continuidad del negocio. Toda esta información analizada debe ser detallada y debería incluir los siguientes puntos:

Identificar de recursos

Tener en cuenta que las empresas cuentan con recursos que nunca pueden fallar y otros que son prescindibles. Por ello es necesario examinar la organización desde su interior para identificarlos.

Identificar de riesgos clave

Consiste en realizar de manera detallada una evaluación de riesgos, buscando identificar cuáles son los que podrían atentar contra los recursos esenciales de la compañía.

Clasificar de los riesgos según la prioridad

Los riesgos generalmente se clasificarán en función del impacto o afectación que estos generen a la empresa. En base a ello se debe establecer un Plan de acción que incluya el respaldo, las emergencias y la recuperación. Para ello se debe considerar y definir los diferentes planes de acción y las acciones que se llevaran a cabo en las diferentes fases que se desarrolle la incidencia. Es decir se debe tratar el antes, el durante y el después para contrarrestar el efecto negativo de una posible amenaza.

Difundir del Plan de Contingencia

Esta parte es fundamental, ya que una vez que se pone en funcionamiento del propio plan, se debe establecer un mecanismo de difusión. Esto implica que toda la empresa deberá conocer el plan de contingencia para que su utilidad sea útil y real. Por ello es imprescindible asegurarse de que el personal humano conoce cuáles son los pasos a seguir en caso de manifestarse el incidente. Esto se puede lograr a través de sesiones de formación y la ejecución de simulacros donde se apliquen estos procedimientos.